Caroline Silverudd Lundbom är mångårig ordförande i bostadsrättsföreningen Mallen 9 på Södermalm i Stockholm. Husen är byggda i slutet på 60-talet. De har genomfört ett antal stora renoveringsprojekt på senare år; garage, balkonger, gården och terrasser. Just nu är de mitt upp i renovering av gatufasader och tak. Hon och några till medlemmar har suttit i femton år eller mer i styrelsen.

Är en viss kontinuitet en förutsättning för ett framgångsrikt styrelsearbete?

− Det kan jag hålla med om, vi är fem personer som suttit i styrelsen i många år, sedan har det varit en viss omsättning på övriga ledamöter. Samtidigt har vi aldrig haft problem med att få folk till styrelsen, det har snarare varit kö, berättar hon. Skälen till detta är flera menar hon.

−Vi i styrelsen är väldigt transparanta. Ställer folk frågor svarar vi, berättar vad saker kostar, här finns inget hemlighetsmakeri. Man känner sig trygg med att det är en bra förening, ordning och reda. Då kan man tänka sig att ställa upp.

Om jag säger ordet upphandling, vad säger du?

−Det är otroligt viktigt att en upphandling blir så bra och exakt som möjligt. Ju bättre förfrågningsunderlag ju mer exakta offerter får du. Belopp som sedan ligger mer i paritet med slutnotan. Man behöver göra sin hemläxa men också få stöttning från en oberoende projektledning som tar fram förfrågningsunderlag och skickar ut offertförfrågan.

− Projektledaren analyserar anbuden och ger en rekommendation men vi som byggherrar fattar ju det slutgiltiga beslutet, säger hon.

Föreningen har fortsatt projektledning under hela processen fram till och med slutbesiktningen, men Caroline Silverudd Lundbom och styrelsens tekniskt ansvarige är med på byggmötena, inspektioner och besiktningar. Den pågående fasadrenoveringen innebar en extra utmaning. Beläggningen på föreningens gatufasad är nämligen spiktegel. Något som var ganska vanligt bland villor på 60-talet men desto ovanligare på flerbostadshus.

Detta gjorde att upphandlingen drog ut på tiden, flera av de tillfrågande entreprenörerna kände sig obekväma med just spikteglet. Allt tegel skulle monteras ner och sedan monteras upp med nya skruvar. Ytterligare ett huvudbry var att få tag i identiskt tegel eftersom ett antal skulle behöva ersättas.

− Den svenska fabrikanten var borta sedan länge, men vi fick hjälp av en firma i Tyskland som efter en modell kunde göra en liten upplaga.

Eftersom ställningarna finns på plats valde föreningen att också renovera taket. I samband med detta och fasadrenoveringen valde man att också tilläggisolera för att kunna vinna i uppvärmningskostnader.

Brf Mallen 9 har en bra ekonomi. De får extrainkomster från uthyrda lokaler i bottenplanet.

− Men ett sådant här omfattande projekt tär ju på ekonomin. Slutsumman kommer att landa på cirka 15 miljoner kronor. Sedan vet vi erfarenhetsmässigt att det alltid tillkommer arbeten som man måste ta höjd för.

Bland annat upptäcktes det rötskador på vissa fönster under projektets gång. Men de utnyttjar faktumet att de har ställningen på plats. Alla fönster kommer inventeras och renoveras om det behövs. Under intervjun återkommer hon till vikten av att vara så specifik som det bara går i förfrågningsunderlaget. Ner på detaljnivå om det behövs. Exempelvis tydliga instruktioner om hur teglet skulle tas ner eftersom det återanvänds. Kort sagt – ju mer som är satt på pränt i avtalet, ju mindre risk för oenighet, diskussioner och ökande kostnader.

− Styrelsen ska vara med och vara involverad under hela processen. Saker dyker ändå upp där styrelsen måste fatta beslut under resans gång. Den diskussionen måste styrelsen
ta, vi betalar och vi fattar besluten.

Valet av besiktningsman är en nyckelfråga, menar hon. En oberoende aktör som agerar utifrån att detta är vad beställaren köpt upp och det här är vad byggaren levererat. Allt som diffar ska åtgärdas.

−Vi är alltid med och tycker till om besiktningsmannen och det är viktigt att ha samma besiktningsman genom hela projektet; förbesiktning, underhandsbesiktning och slutbesiktning. När ställningen sedan är nedtagen görs en sista okulär besiktning.
När vi går runt husen frågar jag henne om vad hon tror om brf:ens framtid, många menar ju att det bara blir svårare och mer krävande att styra en förening samtidigt som återväxten till styrelserna är en allt svårare nöt att knäcka för brf:er.

Caroline Silverudd Lundbom säger att hon funderat en hel del på detta. Hon menar att en bostadsrättsförening nog behöver vara av en viss storlek. Utmaningarna för grannföreningen med endast 20 lägenheter är tuffa.

− Sedan behöver man en styrelse med föreningsvana, som vet hur man håller en stämma, att stadgar är till för att följas, är öppen för frågor och vågar ta obekväma beslut. Man måste också kunna ta att det blåser snålt. Ingen är perfekt och ibland är det omöjligt att förutse händelseförloppet. Inte långt efter att föreningen påbörjat sin noggrant planerade renovering av garaget där man ju bland annat bilar ner betongpelarna, något som verkligen låter högt, slog pandemin till. Och plötsligt skulle många av medlemmarna arbeta hemma.

− Aldrig varit så utskälld som då, men det måste man kunna ta, säger hon med ett leende.