Efter föreningsstämman, när en ny styrelse valts eller befintliga ledamöter omvalts, behöver styrelsen konstituera sig. Det innebär att styrelsen internt beslutar om vem som ska vara ordförande och hur övriga roller och ansvar ska fördelas.

Vad innebär konstituering?
Att konstituera styrelsen innebär att man inom styrelsen utser ordförande och andra funktioner som exempelvis vice ordförande, sekreterare och kassör. Det är vanligt att stämman endast utser ledamöter och suppleanter – inte vilka roller de ska ha. Den uppgiften ligger då på styrelsen själva.

Ordförande är ett lagkrav
Det allra viktigaste beslutet vid konstitueringen är att utse en ordförande. Enligt lagen om ekonomiska föreningar måste varje bostadsrättsförening ha en styrelseordförande. Det gäller oavsett föreningens storlek eller hur många ledamöter som valts in.

I vissa fall beslutar stämman uttryckligen om vem som ska vara styrelseordförande. I sådana fall är det beslutet bindande, och styrelsen kan då inte själva välja någon annan till den rollen.

Styrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att leda arbetet och se till att styrelsen kallas till möten och att viktiga frågor hanteras i tid.

När ska det göras?
Många styrelser håller det konstituerande mötet direkt efter stämman. Om det inte sker direkt bör det hållas så snart som möjligt – helst inom några dagar. Styrelsen får nämligen inte något formellt mandat att företräda föreningen, exempelvis teckna firma, förrän den nya sammansättningen registrerats hos Bolagsverket. Det är viktigt att föra protokoll över det konstituerande mötet, precis som på samtliga styrelsemöten.

Anmälan till BolagsverketNär konstitueringen är klar ska styrelsen anmälas till Bolagsverket. Det görs via e-tjänsten på verksamt.se. I anmälan ska ordförandens namn anges, eftersom det är obligatoriskt för registreringen. Först efter att registreringen är godkänd har styrelsen full befogenhet att agera.

Tips till styrelsen

• Håll konstituerande möte direkt efter stämman – eller så snart som möjligt.
• Utse en ordförande – det är ett krav enligt lag.
• Fördela övriga roller utifrån kompetens och intresse.
• Anmäl styrelsen till Bolagsverket utan dröjsmål.
• Informera medlemmarna om den nya styrelsen, exempelvis via föreningens hemsida eller anslagstavla.
• Informera föreningens förvaltare om den nya styrelsen.

En tydlig konstituering skapar ordning, arbetsro och rätt förutsättningar för styrelsen att börja sitt uppdrag.