Upphandlingar av större renoverings- och ombyggnadsprojekt ställer stora krav på kunskaper och erfarenhet från beställaren. Även om man tar hjälp krävs ett engagemang och en förståelse för hur upphandling, avtalsskrivning och genomförande går till. Viktor Gustafsson, MAQS Advokatbyrå, är advokat med inriktning på entreprenadjuridik, förenings- och bolagsjuridik. Men han är även ordförande i sin brf-styrelse sedan tre år tillbaka.

Själva grunden för en välordnad upphandling och avtalsskrivning är de nuvarande standardavtalen ABT 06 och AB 04. De är framförhandlade gemensamt av branschens aktörer, såväl byggherrar som entreprenörer, och fungerar inom ett givet regelverk.

− Ett entreprenadavtal följer en viss standardiserad struktur och består av flera dokument. Det första dokumentet brukar ange bland annat parterna, kontraktssumma och tider, men hänvisar även till diverse bilagor som mer i detalj reglerar entreprenaden så som allmänna föreskrifter och ritningar. Entreprenörer, stora som små, känner väl till standardavtalen och arbetar efter dessa.

En brf-styrelse har å andra sidan i de allra flesta fallen väldigt lite kunskap om detta. Därför rekommenderar han att man ska ta in en oberoende teknisk konsult som kan hjälpa till att beskriva de arbeten som ska göras och hur de ska utföras. Man kan arbeta med AB 04 och vara tydlig med vad man vill ha. Utgår man från ABT 06 beskriver man vilken funktion man vill ha.

− Det ni beskriver är det ni upphandlar och ju tydligare man är desto färre överraskningar och tillkommande kostnader, säger han. Vid större projekt anser han att det kan vara en god idé att även ta hjälp av en entreprenadjurist som hjälper till med avtalet och ser till att det skrivs på ett bra sätt. För det är lätt att göra fel.

− Ändrar man i standardavtalet så måste ändringen ofta anges på ett särskilt sätt, annars blir den inte giltig. Skriver man något på fel ställe i avtalet riskerar villkoret att i vissa fall inte ens tillämpas. Som styrelse måste man vara engagerad, träffa de utvalda anbudsgivarna, diskutera igenom projektet och vara med i processen. Man ska inte vara rädd för att framstå som okunnig. Även utan fackkompetens kan det vara bra att kunna identifiera att det finns ett problem, även om man inte kan lösa det.

Styrelsen representerar byggherren, dvs föreningen, och ansvarar för att entreprenaden genomförs enligt gällande lagar och regler. Det är även viktigt att tänka på att styrelsen kan ha ett skadeståndsansvar gentemot föreningen om det blir fel.

− Det räcker inte med att säga att man har gjort vad man kunnat efter sina egna förutsättningar, utan man måste titta mer objektivt på det – har vi verkligen gjort tillräckligt objektivt sett?

Inför intervjun bad jag Viktor Gustafsson lista de vanligaste fallgroparna vid en upphandling och kontraktsskrivning. Listan blev lång. Här är de viktigaste tipsen.

1. Arbetena som ska utföras är inte tillräckligt tydligt beskrivna vilket i praktiken gör det svårt att veta vad som utgör fel i arbetena och vad som är tillkommande arbeten eller inte. Han menar att detta är en vanlig orsak till tvister mellan utförare och beställare.

2. Man har inte reglerat hur tillkommande arbeten ska prissättas. Entreprenören har rätt att utföra alla arbeten som tillkommer till entreprenaden. Se till att redan i upphandlingen konkurrensutsätta priser för tillkommande arbeten i den mån det går.

3. Man har avtalat om en framtung betalningsplan. Vid en normal betalningsplan fakturerar entreprenören när en viss del av arbetet är utfört enligt plan vilket ungefär ska motsvara värdet av vad som utförts. Om en entreprenör går i konkurs och betalplanen är framtung riskerar man att ha betalt för mer än det arbete som utförts. Att behöva handla upp igen är illa nog men då riskerar man också att behöva betala två gånger för vissa arbeten. Avtala också om att bara betala för material som förts in i byggnaden. Se också till att det lämnas en ekonomisk säkerhet, ett borgensåtagande eller en bankgaranti som skydd.

4. Avtala om arbetstider särskilt för högljudda moment.

5. Se till att det finns en vitesklausul vid dröjsmål och att vitet är tillräckligt högt. Vitet har två huvudsakliga funktioner. Det ska kompensera för de extra kostnader som åsamkats beställaren för att det projektet inte färdigställts i tid och vara ett påtryckningsmedel för att färdigställa i tid. Här ska man inte vara för feg. Sätt en procentsats av kontraktssumman och ange att denna faller ut varje vecka. Vitet är också att föredra framför att beställaren enligt avtalet har rätt till skadestånd – vid det senare måste du bevisa skadan och kostnaderna den orsakat, vite är en förutbestämd rätt till ersättning.

6. Be entreprenören utföra exempelarbeten. Vissa saker kan vara väldigt svåra att formulera i text eller ens på en ritning. Till exempel ett fönsterbyte. Efter att ett provfönster är klart kan styrelsen tillsammans med en besiktningsman och entreprenören diskutera resultatet. Är detta vad vi tänkt oss? Uppstår det diskussion så reder man ut det där och då och förebygger därmed konflikter.

7. Man har inte avtalat om hur ofta man ska ha byggmöten. Vid byggmöten möts beställaren och entreprenören, samt ofta underentreprenörer och konsulter. Aktuella frågor i entreprenaden gås igenom och uppkomna problem kan diskuteras, varvid man förebygger konflikter. Styrelsens närvaro, engagemang och kontroll är viktig för att slutresultatet blir det förväntade.

Jag berättar för Viktor Gustafsson om en förening som råkade väldigt illa ut men som, när det väl upptäcktes, inte vågade agera. Vad gör man när man ser att avtalet inte följs?

− När entreprenören inte följer avtalet ska man påpeka detta skriftligen och kräva att bristerna åtgärdas. Enligt entreprenadavtalen är exempelvis arbeten inte fel förrän projektet är klart och överlämnats vid slutbesiktningen. Först då är det fel, innan dess är det ”inte kontraktsenligt”. Fortsätter entreprenören ändå att inte följa kontraktet trots skriftliga påpekanden finns det möjlighet att häva entreprenaden, men då står man där med en sannolikt kostsam juridisk process och måste upphandla igen.

Det finns förstås fallgropar även under entreprenadtiden. Svårigheter att tyda avtalet och missuppfattningar om tolkningar, vilket gör att man kan börja göra avsteg från avtalet utan att det dokumenteras på rätt sätt och med oklara följder. En annan fara är att andra börjar blanda sig i processen.

− Hur bra avtalet än formulerats när det skrivs på, så måste parterna under entreprenaden även se till att det tillämpas och följs i alla delar. Gör man avsteg från avtalet kan det till och med bli så att det som står i avtalet inte är det som gäller, utan i stället gäller det sätt som parterna under entreprenaden har agerat. Dessutom, det är viktigt att parterna har klara regler om vem som får göra beställningar och lämna eller ta emot instruktioner. Det är vanligt att enskilda styrelseledamöter, men även boende, blandar sig i och då kan det bli rörigt. Föreningen kan också ha missat ta beslut som är nödvändiga för entreprenaden eller glömt ta in samtycke från medlemmar, vilket gör att arbetet försenas vilket kan orsaka kostnader för föreningen.

− Många ser ett avtal endast som en överenskommelse om vilket arbete som ska utföras, men det är minst lika viktigt att det också klargör vad som händer när saker inte går som planerat.